Manajemen Arsip Digital di Era New Normal
Situasi pandemi dan potensi teknologi telah mengubah cara kerja kita semua. Termasuk dalam mengelola dokumen hasil transaksi unit kerja (Source Kantor Arsip UI). Universitas Muhammadiyah Enrekang, berusaha dan berkomitmen untuk mengelola dokumen dan arsip digital dengan efektif dan terjaga.
Mengapa Manajemen Arsip Penting?
Setiap institusi atau organisasi tentu mempunyai arsip untuk disimpan. Awalnya mungkin jumlahnya tidak terlalu banyak. Akan tetapi, seiring berjalannya waktu dan adanya peningkatan aktivitas, maka jumlah arsip akan semakin banyak. Sehingga, manajemen arsip mulai dibutuhkan dengan tujuan agar arsip dapat diakses dengan mudah dan efektif. (Sumber: https://marksharetraining.co.id/manajemen-arsip-digital-di-era-new-normal/)
Tujuan Manajemen Arsip
Manajemen arsip memiliki beberapa tujuan, di antaranya berikut
ini:
- Mengetahui jumlah arsip yang dimiliki oleh
lembaga atau organisasi.
- Mencatat keputusan atau kebijakan secara
komprehensif.
- Mengatur dan mengolah bagaimana performa
dan mekanisme kerja dari sebuah institusi/organisasi melalui arsip yang disimpan.
- Menyimpan data dan history dari sebuah
institusi.
Manfaat Manajemen Arsip
Sebagai bagian dari administrasi sebuah institusi atau
organisasi, manajemen arsip mempunyai beberapa manfaat yaitu:
- Pengawasan terhadap kinerja institusi
dapat berlangsung dengan baik.
- Manajemen arsip bermanfaat untuk pengelolaan data.
Peran Teknologi dan Manajemen
Arsip Modern
Teknologi informasi sangat berperan penting dalam manajemen
arsip modern dan dikenal sebagai manajemen arsip digital. Manajemen arsip
dengan sentuhan teknologi sangat berguna terutama di saat pandemi Covid-19 dan
era normal baru.
- Proses digitalisasi manajemen arsip sudah mulai dilakukan oleh berbagai lembaga. Dengan bantuan teknologi seperti komputer dan scanner, digitalisasi arsip menjadi data elektronik menjadi lebih mudah dan bisa diolah sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, manajemen arsip secara digital memiliki beberapa keuntungan berikut ini:
- Menghemat kertas karena sistem komputasi pada manajemen arsip digital menjadikan arsip dapat disimpan di dalam satu tempat saja. Selain itu, dengan adanya komputasi arsip, data yang disimpan dapat dilihat kapan saja. Menggunakan cara lama lebih memakan waktu karena menggunakan cara manual. Tidak hanya itu, manajemen arsip dengan cara yang lama memerlukan ruangan yang besar atau tempat khusus untuk menyimpan data.
- Apabila terjadi hal-hal di luar kendali seperti hilangnya data atau pencurian data, maka akan mencari penggantinya akan sedikit sulit—apalagi jika tidak ada data cadangan.
- Manajemen arsip secara digital dapat dijadikan acuan kinerja perusahaan secara mudah. Dengan meninjau perkembangan arsip itu sendiri, kita bisa melihat tingkat kemajuan suatu perusahaan.
- Arsip berbentuk digital atau elektronik bisa diakses secara lebih luas dan mengurangi mobilitas fisik arsip. Dengan begitu, hal tersebut dapat mengurangi tingkat risiko kerusakan atau kehilangan dokumen penting.
- Di era normal baru, digitalisasi manajemen arsip sangat dibutuhkan mengingat pembatasan sosial masih diberlakukan untuk mengurangi penyebaran virus Covid-19. Untuk perusahaan atau organisasi yang bergerak di bidang layanan, manajemen arsip secara digital akan sangat membantu efisiensi pelayanan dan pencatatan data.
(Sumber:https://marksharetraining.co.id/manajemen-arsip-digital-di-era-new-normal/)