Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file, karena dipinjam baik oleh unit kerja sendiri maupun dari unit kerja lain dalam organisasi. Peminjaman dilakukan melalui pencatatan oleh petugas arsip dengan cara menggunakan formulir pinjam arsip (out-slip).
Guna untuk memberikan pelayanan yang prima, mudah dan cepat terutama dalam layanan peminjaman arsip. Kantor Arsip USU menawarkan beberapa langkah, yang dapat diikuti oleh pengguna. Diantaranya pengguna terlebih dahulu mengisi form peminjaman arsip yang dapat di unduh (terlampir) kemudian dapat langsung mendatangi Bagian Sekretariat Universitas Muhamamdiyah Enrekang atau dapat mengirimkan via email info@unimen.ac.id
Source: https://www.anri.go.id/layanan-publik/jra/pusat
https://arsip.usu.ac.id/index.php/layanan-arsip/pemusnahan-arsip
- Surat Pengantar
- Apabila pengguna berasal dari Lingkungan UNIMEN, Surat pengantar berasal dari unit kerja di lingkungan UNIMEN dan ditujukan Ke Sekretariat Universitas Muhamamdiyah Enrekang.
- Apabila pengguna berasal dari luar Lingkungan UNIMEN (Masyarakat Umum), Surat Pengantar ditujukan ke Rektor UNIMEN kemudian diteruskan Ke Sekretariat Universitas Muhamamdiyah Enrekang. - Kartu Identitas
- Pengguna mengunjungi Sekretariat Universitas Muhammadiyah Enrekang;
- Pengguna memberitahu informasi yang dibutuhkan
- Kasub Pelayanan dan Anggota Pelayanan memberikan pelayanan kepada Pengguna dan mengarahkan Pengguna untuk mengisi Buku Tamu di Sekretariat Universitas Muhammadiyah Enrekang
- Kasub Pelayanan meminta Surat Pengantar sebagai prosedur awal Pelayanan Arsip di Sekretariat Universitas Muhammadiyah Enrekang dan diberikan kepada Bagian Kearsipan Sekretariat Universitas Muhammadiyah Enrekang;
- Kepala Kantor Arsip menyetujui Surat Pengantar dan mengarahkan Kasub Pelayanan untuk memproses Peminjaman Arsip;
- Kepala Sekretariat mengkonfirmasi ke Staf Pelayanan untuk memproses pencarian arsip yang dibutuhkan
- Staf Pelayanan mengkonfirmasi ke bagian Manajamen Arsip untuk melakukan pencarian arsip yang dibutuhkan
- Bagian Manajemen Arsip mengecek arsip di Daftar Pertelaan Arsip, kemudian apabila Arsip sudah ditemukan, bagian Manajemen Arsip mengambil arsip di Ruang Penyimpanan Arsip dengan membawa catatan Nomor Rak dan Nomor Box dimana arsip tersebut disimpan.
- Kemudian bagian Manajemen Arsip memberikan arsip ke Staf Pelayanan, lalu Staf Pelayanan melakukan pengecekan SKKA untuk dapat dilihat apakah arsip tersebut bersifat publik, terbatas, dan rahasia.
- Kemudian Staf Pelayanan memberikan Arsip yang dibutuhkan kepada Pengguna
- Anggota Pelayanan mengarahkan Pengguna untuk mengisi Form Peminjaman Arsip, Buku Registrasi Peminjaman Arsip dan Daftar Arsip yang dipinjam
- Anggota Pelayanan mempersiapkan administrasi peminjaman, seperti memfotocopy Kartu Identitas Pengunjung sebagai bahan pertinggal.